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簡述呼叫中心團隊的發展階段

發布時間: 2014/01/22

一、成立期

即團隊形成的初期。

1.團隊成員在成立期的行為特征

    ·被選入團隊的人既興奮又緊張

  ·高期望

  ·自我定位,試探環境和核心人物

  ·有許多紛亂的焦慮、困惑和不安全感

2.依賴職權

團隊組建的兩個工作重點:

  ·形成團隊的內部結構框架

  ·建立閉隊與外界的初步聯系

團隊組建的兩個工作重點簡單地說一個是對內,在內部建立什么樣的框架;一個是對外,怎樣跟團隊之外的領導者或其他的團隊保持聯系。

(1)團隊的內部框架需要考慮的問題:

  ·團隊的任務是什么?

  ·團隊中應包含什么樣的成員?

  ·是否該組建這樣的團隊?

  ·成員的角色如何分配?

  ·團隊的規模多大?

  ·團隊生存需要什么樣的行為準則?

(2)團隊的外部聯絡需要注意的問題:

  ·建立起團隊與組織的聯系

  ·確立團隊權限

  ·團隊考評與激勵體系

  ·團隊與外部關系

3.如何幫助團隊度過第一階段

(1)宣布你對團隊的期望是什么。也就是希望通過團隊建設,在若干時間后,取得什么樣的成就,達到什么樣的規模。

(2)明確愿景。告訴團隊成員,我們的愿景目標是什么,向何處去。

(3)為團隊提供明確的方向和目標。在跟下屬分享這個目標的時候,要展現出自信心,因為如果自己都覺得這個目標高不可攀,那么下屬會有信心嗎?

(4)提供團隊所需要的一些資訊、信息。比如要一個小組的成員到東北成立一個分公司,就必須給他足夠的資訊,首先包括競爭對手在這個商圈中的分布,市場占有率分別是多少;計劃在這個區域投入多少資本。

(5)幫助團隊成員彼此認識。第一階段是初識階段,大家還不知道你是誰我是誰,自己有一些特長,還不好意思介紹出來,所以這個時候有必要讓團隊的成員彼此認識。你要告訴他們,哪位成員身上懷有什么樣的絕技,這樣容易彼此形成對對方的尊重,為以后的團隊合作奠定良好的基礎。

在組建團隊的初期不妨試一個活動,‘名稱是“認識你真好”。如果每一個團隊成員都通過彼此的認識,形成一種印象和感覺的話,那么就已經初步建立了一種比較融洽的氣氛,為后面團隊精神的培養,合作氣氛的營建奠定基礎。這個活動分成五步:

一、團隊成員組合在一起,交叉進行分組練習,每五個成員一起,最多不要超過五個。

二、每個成員介紹自己有代表性的三件事情,其中有兩件真的,一件假的。比如我曾經做過兩年的培訓經理,這是一個經歷,讓大家猜測一下是不是真的;13歲以前一直生活貧困,這段經歷對我以后的工作很有幫助等等。

三、其他成員來猜測,到底哪一個是真的,哪一個是假的,并說出理由。

四、由陳述者介紹一下,哪個真哪個假,依次進行。

五、提供足夠的時間,讓大家相互認識。除了這三件事之外,可以就廣泛的問題進行溝通,以便加深彼此的了解。

二、動蕩期

第一階段完成以后,團隊就進入了第二個階段——動蕩期。

1.團隊在動蕩期階段的表現

  ·期望與現實脫節,隱藏的問題逐漸暴露

  ·有挫折和焦慮感,目標是否能完成

  ·人際關系緊張(沖突加劇)

  ·對領導權不滿(尤其是出問題時)

  ·生產力遭受持續打擊

隨著時間的推移,一系列的問題都開始暴露出來,人們從一開始的彬彬有禮,互相比較尊重,慢慢地發現了每個人身上所隱藏的缺點。慢慢會看到團隊當中一些不盡如人意的地方,比如團隊的領導朝令夕改,比如團隊成員的培訓進度落后,剛開始承諾有很多很好的培訓機會,為什么一遇到問題的時候就耽誤了?

成員對于團隊的目標也開始了懷疑,當初領導者很有信心地要達成某個目標,但經過一兩個月的檢驗,荃本上是高不可攀,達不到的。而人際關系方面,沖突開始加劇,人際關系變得緊張,互相猜疑、對峙、不滿,成員開始把這些問題歸結到領導者身上,對領導權產生不滿,尤其在問題出現的時候,個別有野心的成員,甚至會想到挑戰領導者,這個階段人們更多是把自己的注意力和焦點放在人際關系上,無暇顧及工作目標,生產力在這個時候遭到持續性的打擊。

2.動蕩期的特點

團隊中在動蕩期的特點從圖17-3中五個方面體現。

人們遇到了新觀念的挑戰,成員間、領導者與成員間發生了一些沖突;在其他團隊和傳統的組織結構中沒有碰到的新技術也是一種挑戰,以及一些人們覺得不適應的,過去在組織中沒有的新規范。

3.如何幫助度過團隊第二階段

最重要的是安撫人心:

  ·認識并處理沖突

  ·化解權威與權力,不容以權壓人

  ·鼓勵團隊成員對有爭議的問題發表自己的看法

  ·準備建立工作規范(以身作則)

  ·調整領導角色,鼓勵團隊成員參與決策

(1)渡過動蕩期最重要的問題是如何安撫人心

首先要認識并處理各種矛盾和沖突,比方說某一派或某一個人力量絕對強大,那么作為領導者要適時的化解這些權威和權利,絕對不允許以一個人的權利打壓其他人的貢獻。同時要鼓勵團隊成員就有爭議的問題發表自己的看法。

(2)準備建立工作規范

沒有工作規范、工作標準約束,就會造成一種不均衡,這種不均衡也是沖突源,領導者在規范管理的過程中,自己要以身作則。

(3)需要調整領導決策,鼓勵團隊成員參與決策

例如,一個團隊成員中午上班,喝酒喝得醉醺醺的,下午辦事時,既影響了客戶的利益,也影響了公司的形象,碰到這種問題怎樣解決?給大家一個建議,這種問題真正出現的時候,可以在團隊的會議上,不失時機的予以糾正。可以這樣說:各位聽好,你們在午餐時間做什么事情是你們個人的選擇,不過各位絕對不能帶著一身灑味回到辦公室,這樣不僅令人討厭,也會給客戶留下糟糕的印象,我希望各位從現在開始跟我合作。

通過這番話,這位團隊成員會意識到自己的問題所在,也會把自己拉入團隊正常的運作軌道中。既然作為一種規則已經定下,那么他就有責任、有必要去配合。

隨著時間的推移,技能的提升,團隊會進入穩定期,這是團隊發展的第三個階段。

三、穩定期

1.穩定期的特征

·人際關系由敵對走向合作

憎惡開始解除

溝通之門打開,相互信任加強

團隊發展了一些合作方式的規則

注意力轉移

·工作技能提升

·建立工作規范和流程,特色逐漸形成

穩定期的人際關系開始解凍,由敵對情緒轉向相互合作,人們開始互相溝通,尋求解決問題的辦法,團隊這時也形成了自己的合作方式,形成了新的規則,人們的注意力開始轉向任務和目標。通過第二個階段的磨合,進入穩定期,人們的工作技能開始慢慢提升,新的技術慢慢被掌握。工作規范和流程也己經建立,這種規范和流程代表的是團隊的特色。

2.怎樣幫團隊度過第三個階段

圖17-4為穩定期的要素。

   

團隊要順利地度過第三個階段,最重要的是形成團隊的文化和氛圍。團隊精神、凝聚力、合作意識能不能形成,關鍵就在這一階段。團隊文化不可能通過移植實現,但可以借鑒、參考,形成自己的文化。這一階段最危險的事就是大家因為害怕沖突,不敢提一些正面的建議,生怕得罪他人。

四、高產期

度過第三個階段,穩定期的團隊就可以進入到高產期,也叫高績效的團隊。

1.高產期的團隊情況會繼續有所好轉

·團隊信心大增,具備多種技巧,協力解決各種問題

·用標準流程和方式進行溝通、化解沖突、分配資源

·團隊成員自由而建設性地分享觀點與信息

·團隊成員分享領導權

·巔峰的表現:有一種完成任務的使命感和榮譽感

2.如何帶領高產期的團隊

對于一個高績效團隊,維持越久越好,但怎樣去維持?

(1)隨時更新我們的工作方法和流程。井不是過去制定的一套方法和流程是對的,我們就不需要改變它,時間推移了工作方法也需要調整,所以要保持團隊不斷學習的一種勁頭。

(2)團隊的領導行如團隊的成員而不是領袖。領導者要把自己當作團隊的一分子去工作,不要把自己當成團隊的長者、長官。

(3)通過承諾而不是管制來追求更佳的結果。在一個成熟的團隊中,應該鼓勵團隊成員,給他們一些承諾,而不是命令。有時資深的團隊成員反感自上而下的命令式的方法。

(4)要給團隊成員具有挑戰性的目標。

(5)監控工作的進展,比如看一看團隊在時間過半的情況下,任務是否己經完成了一半,是超額還是不足。在進行監控反饋的過程中既要承認個人的貢獻,也要慶祝團隊整體的成就,畢竟大家經過磨合己經形成了合力,所以團隊的貢獻是至關重要的。當然也要承認個人的努力。

五、調整期

古話說,天下沒有不散的宴席。任何一個團隊都有它自己的壽命,高產期的團隊運行到一定階段,完成了自身的日標后,就進入了團隊發展的第五個階段——調整期。調整期的情況如圖17-5所示。

     

調整期的團隊可能有如下三種結果。

第一種:團隊的任務完成了,先解散。伴隨著團隊任務的完成,團隊的使命要結束,面臨著解散,這個時候成員的反應差異很大,有的人很悲觀,好不容易大家組合在一起,彼此間都形成了很好的印象,但時間這么快,團結很好的時候又面臨解散;也有一些人持樂觀的精神,他們覺得沒有白來一趟,完成了既定的目標,新的目標還在等待著我們。人們的反應差異很大,團隊的士氣可能提高,也可能下降。

第二種:團隊這一任務完成了,第二個任務又來了,所以進入了修整時期。經過短暫的總結,休年假等,要進入到下一個工作周期,這個時候新的團隊又宣告成立,可能原來一部分成員要離開,新成員要進入,因為人員的選擇跟團隊的目標是有關聯的。

第三種:對于表現不太好的團隊,將勒令整頓,整頓的一個重要內容就是優化團隊的規范。通常團隊不能達到目標就是因為規范建立不夠,流程做得不夠,沒有形成一套有系統的方式和方法。建立高績效團隊,絕不是一蹴而就的事情,團隊的發展有自己的階段。

這一節主要討論了團隊的五個發展階段:團隊的成立期、團隊的動蕩期、團隊的穩定期、團隊的高產期、團隊的調整期,團隊在每一個階段當中主要的特征以及如何幫助閉隊進入下一個階段。

 

 

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